Fiche de registre — fiches sanitaires
Modèle pré-rempli à copier dans votre registre des activités de traitement (article 30 RGPD). Complétez les champs entre crochets. Version du 5 juillet 2026.
| Nom du traitement | Gestion des fiches sanitaires et des pièces justificatives de santé des participants (mineurs accueillis notamment) |
|---|---|
| Responsable de traitement | [Votre structure — dénomination, adresse, représentant légal] |
| Finalités | Assurer la sécurité et la prise en charge adaptée des participants pendant les activités : connaissance des allergies, régimes alimentaires, PAI et traitements ; contact du médecin traitant ; contrôle des personnes autorisées à récupérer l'enfant ; constitution du dossier d'inscription (fiche sanitaire de liaison obligatoire en accueil collectif de mineurs). |
| Base légale | Consentement explicite du responsable légal (art. 9.2.a RGPD) recueilli lors de la transmission des informations ; obligation légale pour la fiche sanitaire de liaison en ACM (arrêté du 20 février 2003). |
| Catégories de personnes concernées | Participants aux activités, principalement mineurs, et leurs responsables légaux. |
| Catégories de données | Données de santé (allergies, régime alimentaire, PAI, traitements, vaccinations), coordonnées du médecin traitant, personnes autorisées à récupérer l'enfant, documents justificatifs (fiche sanitaire Cerfa, carnet de vaccination, PAI). |
| Destinataires | Équipe d'encadrement et intervenants de la structure (affichage restreint sur la feuille d'appel), administrateurs habilités du back-office. Aucune transmission à des tiers. |
| Durée de conservation | Durée de la saison d'inscription. Purge en fin de saison via la fonction dédiée de la plateforme Silia (réglages du projet, onglet RGPD) : effacement des fiches sanitaires et suppression définitive des documents. |
| Mesures de sécurité | Plateforme hébergée dans l'Union européenne (DigitalOcean, Francfort), chiffrement TLS, accès authentifié et cloisonné par structure, permissions par rôle, consentement horodaté, journalisation. Sous-traitant : SILIA SAS (accord de sous-traitance disponible sur silia.co/dpa). |
| Transferts hors UE | Aucun pour ce traitement (hébergement et stockage dans l'UE). |
Cette fiche décrit le traitement tel qu'il est outillé par la plateforme Silia ; votre structure reste responsable de traitement et doit l'adapter à ses pratiques réelles. Voir aussi l'accord de sous-traitance (DPA) et la politique de confidentialité.